รู้หรือไม่ว่าค่าเฉลี่ยของความสนใจของคนต่อการนำเสนองานอยู่ที่เพียง 7-10 นาทีเท่านั้น นี่ไม่ใช่เรื่องแปลก เพราะในโลกที่ผู้คนสื่อสารกันตลอดเวลา การตั้งใจฟังแบบไม่คิดถึงสิ่งอื่นในเวลา 10 นาทีนั้นไม่ใช่เรื่องง่ายเลย แล้วเคยคิดไหมว่า เราพูดสื่อสารกันอยู่ทุกวัน แต่คนแต่ละคนกลับมีความสามารถในการนำเสนอเนื้อหาของงานได้ไม่เท่ากัน ส่วนสำคัญอยู่ที่ ‘การเล่าเรื่องให้น่าสนใจ’
ลองจินตนาการว่าคุณกำลังนำเสนอนโยบายที่มีประโยชน์มากต่อคณะรัฐมนตรี หรือกำลังพรีเซนต์โปรเจกต์ใหม่กับซีอีโอเพื่อสร้างความเปลี่ยนแปลงในทางที่ดี เชื่อไหมว่าคุณสามารถทำให้เรื่องที่พูดติดอยู่ในใจผู้ฟังได้ หรือทำให้ 10 นาทีแห่งการพูดคุยกลายเป็น 1 ชั่วโมงแห่งคำถาม ซึ่งนั่นแปลว่าพวกเขาสนใจคุณแล้ว ถ้ายังไม่รู้ว่าจะเริ่มยังไง ลองดูหลัก I-S-O ที่จะเปลี่ยนวิธีนำเสนองานของคุณไปตลอดกาล
I = Introduction (2 นาที)
- ลองแนะนำตัวเองให้สั้นที่สุด ลดพิธีรีตองให้น้อยที่สุด แล้วชวนผู้ฟังทุกคนเข้าประเด็นด้วยคำถามและความสำคัญของสิ่งที่กำลังจะนำเสนอ เช่น แทนที่จะพูดตั้งแต่แรกว่า “วันนี้จะมานำเสนอนโยบายเงินสนับสนุนเด็กเล็ก โดยมีรายละเอียดดังนี้” อาจใช้ “สมมติว่ารัฐบาลมีงบประมาณอยู่ 10,000 ล้านบาท รู้ไหมว่าลงทุนกับอะไรจะให้ความคุ้มค่ามากที่สุด ตัวเลขจากงานวิจัยในประเทศแถบเอเชียระบุตรงกันว่า การลงทุนในเด็กเล็กตั้งแต่แรกเกิดจะสร้างผลกระทบในเชิงบวกให้กับสังคมได้จริง”
- ชี้ให้เห็นว่าโครงการที่กำลังนำเสนอเป็นหน้าที่ของผู้ฟัง เช่น นโยบายสนับสนุนเงินเด็กแรกเกิดเป็นหน้าที่ของกระทรวงพัฒนาสังคมและความมั่นคงของมนุษย์ ซึ่งต้องร่วมมือกับหน่วยงานต่างๆ ทั้งภาครัฐและเอกชนเพื่อสร้างการขับเคลื่อน – ตรงนี้ควรศึกษาให้ดีว่าผู้ฟังมีส่วนเกี่ยวข้องกับประเด็นที่เราพูด
- ถ้าปัญหานี้ได้รับการแก้ไขแล้ว ‘ผู้ฟังจะได้อะไร’ ผู้นำเสนอควรพูดถึงเรื่องนี้ตั้งแต่ตอนต้น เพราะเมื่อผู้ฟังเห็นประโยชน์ของโครงการแล้ว ก็จะเริ่มตั้งคำถามต่อไปว่า “แล้วต้องทำอย่างไรถึงจะประสบความสำเร็จ?” การพูดถึงประโยชน์ที่จะได้รับอาจช้าเกินกว่าที่ผู้ฟังจะมีสมาธิสนใจเนื้อหาทั้งหมด ซึ่งเป็นเรื่องที่น่าเสียดาย
S = Sell (2 นาที)
- เมื่อพาทุกคนให้มาอยู่บนฐานความเข้าใจเดียวกันแล้ว ต่อจากนี้ไปคือการนำเสนอสิ่งที่เราคิดมา หรือเรียกว่าเป็นการ ‘ขายของ’ ขายให้เก่งอย่าขายนาน พูดแต่เนื้อส่วนน้ำเอาไว้คุยกันทีหลัง หลักการก็คือ…
- นโยบายนี้คืออะไร -> ใครมีหน้าที่ทำอะไร -> พื้นที่ในการเกิดนโยบายคือที่ไหน -> ขั้นตอนมีอะไรบ้าง
- เชื่อมโยง โดยผู้นำเสนอต้องหาจุดเชื่อมโยงนโยบายของตัวเองเข้ากับแผนหลักให้ได้ เช่น เชื่อมโยงนโยบายพัฒนาเด็กเล็กเข้ากับยุทธศาสตร์กระทรวงพัฒนาสังคมฯ ในช่วงนั้น หรือ ‘บูรณาการ’ ให้เข้ากับหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
- บอกข้อจำกัด และจุดอ่อนของนโยบายตัวเอง เพราะไม่มีนโยบายไหนที่เป็น One size fits all ไม่ต้องเสียเวลาให้คนฟังพูดพร่ำ หรือให้ความคิดเห็น ข้อนี้คือสปริงบอร์ดสำหรับส่วนสุดท้าย
O = Option (3 นาที)
- หยุดวลี “ก็ดีนะ แต่ผมคิดว่า…” หรือ “ก็ดีนะ แต่ถ้าเราลอง…” ด้วยทางเลือก B (หรือ C ถ้ามี) มนุษย์มักรู้สึกว่าตัวเองมีอำนาจเวลาได้เลือกหรือตัดสินใจ ตัวเลือกจะทำให้ผู้ที่มีอำนาจในการตัดสินใจคิดอยู่ในกรอบที่เราวางไว้ เขาจะเปรียบเทียบตัวเลือกทั้งหมด แทนที่จะวิจารณ์ศักยภาพของผู้นำเสนอ
- ปิดท้ายด้วยการสรุปตัวเลือกทั้งหมด และขอความคิดเห็น เคล็ดลับตรงนี้ก็คือให้คุณเตรียมคำตอบตัวเลือกทั้งที่ดีที่สุดไว้เลย เพราะเมื่อไหร่ก็ตามที่ผู้ฟังอยากถามแต่ไม่รู้จะถามอะไร ก็จะทำทีเป็นถามผู้นำเสนอกลับมาว่า “แล้วคุณล่ะคิดยังไง” ตรงนี้ต้องไม่ลังเล ต้องตอบให้กระชับโดยเน้นว่าตัวเลือกที่บอกมีประโยชน์กับผู้ฟังมากที่สุด
- พยายามรักษาเวลาให้อยู่ใน 5 นาทีแล้วจบการนำเสนอ แต่ควรเตรียมข้อมูลทุกอย่างให้พร้อม เพราะอาจยังมีบางอย่างที่คนฟังอยากรู้เพิ่มเติม เมื่อไหร่ที่คำถามเกิดขึ้น นั่นก็แปลว่านโยบายหรือแผนของคุณน่าสนใจพอที่ทุกคนจะเสียเวลาถกเถียงกันแล้ว ถึงเวลานั้นก็นำเสนอข้อมูลเพิ่มเติมได้อย่างเต็มที่ แต่เน้นว่าแต่ละหัวข้อควรกระชับ เพราะผู้ฟังไม่ได้มีสมาธิในการจดจ่อเกิน 10 นาทีต่อเรื่อง
ไม่ใช่เรื่องง่ายกว่าจะพูดให้เข้าใจง่ายใน 7 นาที
ก่อนนำเสนอ เราควรวิเคราะห์สถานการณ์ที่จะเกิดขึ้นทั้งหมดเพื่อทำการบ้านว่าหน้างานจริงจะเป็นอย่างไรโดยวาดแผน “4 รู้” ให้ออกมาเป็นรูปธรรมให้ได้ คือ
- รู้จุดสนใจ – หาจุดสนใจร่วมระหว่างผู้พูดกับผู้ฟัง เมื่อคุณรู้ว่าพวกเขากำลังอยากได้ยินเรื่องไหน ประเด็นไหน หรือการแก้ปัญหาแบบใด เขาจะอยากฟังคุณมากขึ้น
- รู้ข้อจำกัด – เช่น อยู่ในแผนยุทธศาสตร์ไหม มีงบประมาณไหม มีทรัพยากรบุคคลคอยขับเคลื่อนหรือเปล่า การศึกษามาก่อนจะทำให้เข้ารู้ว่าเข้าทางไหนถึงเป้าหมายได้เร็วที่สุด
- รู้ว่าพูดให้ใครฟัง – คำถามสำคัญก็คือ คนที่เขากำลังฟังเรานั้นคือคนตัดสินใจจริงๆ ใช่หรือไม่ เพราะถ้านำเสนอให้กับผู้ไม่มีอำนาจในการตัดสินใจ ก็เป็นไปได้ยากที่นโยบายจะได้รับการพิจารณา และเกิดขึ้นจริง
- รู้ว่าต้องทำอย่างไรต่อ – คุณอาจได้คำถามง่ายๆ กลับมาว่า “แล้วไง ให้ผมทำยังไงต่อ” ถ้าเตรียมมาดี คุณจะพูดได้เป็นฉากๆ เลยว่าหน่วยงานไหนควรเป็นเจ้าภาพเพื่อดำเนินการแผนนี้ ตัวชี้วัดหน้าตาเป็นอย่างไร ใช้งบเท่าไหร่ ใช้เวลาเท่าไหร่ เราจะไม่เสียเวลากลับไปหาข้อมูลหรือตอบในภายหลัง เพราะนั่นคือการเสียโอกาสมหาศาล
แล้วก็ต้องอย่าลืม “ทำสไลด์พรีเซนต์ให้ดูง่าย” ไม่เบนความสนใจของผู้ฟัง โดยใช้ทริคต่อไปนี้ก็ได้นะ
เน้นข้อความที่สำคัญ ใช้ขนาดตัวอักษรที่เหมาะสม
นี่อาจเป็นเรื่องง่ายๆ ที่คนมักลืมกันไป แต่อย่างแรกเลยเราต้องใช้ตัวอักษรที่อ่านง่าย ขนาดตัวอักษรเหมาะสม และเน้นข้อความที่สำคัญ โดยอาจใช้ตัวอักษรหนาหรือไฮไลต์มาเน้นตัวเลขสถิติที่เราอยากให้คนสนใจ
1 ไอเดีย ต่อ 1 สไลด์
อย่าใส่ข้อความเยอะเกินไปในสไลด์แต่ละหน้า ใส่เพียงหัวข้อหรือไอเดียหลักสั้นๆ เพื่อให้ผู้ฟังรู้ว่าเราพูดถึงประเด็นหลักอะไรอยู่ เพราะหากใส่ข้อความเยอะเกินไปในสไลด์ คนฟังก็จะไปจดจ่อกับการอ่านสไลด์ แทนที่จะตั้งใจฟังเราพูด
ใช้สีหรือสัญลักษณ์เข้ามาช่วย
แทนที่เราจะพึ่งพาตัวอักษรอย่างเดียว ให้ใช้ภาพหรือสัญลักษณ์เข้ามาช่วยเพื่อให้คนดูสไลด์ได้ง่ายขึ้น
กล่าวโดยสรุปคือ ทำ 4 รู้ เพื่อสร้างการนำเสนอแบบ I-S-O จำไว้ว่าถ้าคุณเห็นภาพทุกขั้นตอนอย่างชัดเจน คนที่กำลังฟังเราก็จะเห็นภาพไปด้วยเช่นกัน และอย่าเสียเวลากับความยืดเยื้อเกินพอดี ความกระชับตรงไปตรงมาเท่านั้นที่จะทำให้ทุกอย่างสำเร็จเร็วขึ้น แล้วก็ต้องอย่าลืมว่าเรากำลังสื่อสารกับผู้อื่น ดังนั้นหากการพรีเซนต์ของเรามีสไลด์อยู่ด้วย ก็ต้องออกแบบสไลด์ให้สื่อสารกับผู้ฟัง และไม่เบี่ยงเบนความสนใจของผู้ฟังจากสิ่งที่เรากำลังพูดนะ
